.webp)
Gáll Péter
executive coach
Eszközök és módszerek
Hogyan kezdődik el a szervezetfejlesztés?
A szervezetfejlesztő legelső feladata mindig a szervezet alapos felmérése és diagnosztizálása. Ez magában foglalja a vállalat jelenlegi helyzetének, struktúrájának, kultúrájának és működési folyamatainak az elemzését. A diagnózis során gyűjtött adatok és információk alapján a vezetők a szervezetfejlesztő segítségével közösen azonosítják a problémákat, fejlesztési lehetőségeket és meghatározzák a beavatkozási pontokat. Ez a lépés alapvető fontosságú a későbbi fejlesztési tervek kidolgozásához és a megfelelő intézkedések meghozatalához.
Milyen lépésekből áll a szervezet
feltérképezése és diagnosztizálása?
Célok meghatározása: Meghatározzuk a diagnosztikai folyamat célját és fókuszát.
Adatgyűjtés: Különböző módszerekkel, mint például kérdőívek, interjúk, megfigyelések és dokumentum elemzések segítségével információkat gyűjtünk.
Elemzés: Az összegyűjtött adatokat rendszerezzük és elemezzük, azonosítva a mintákat, trendeket és problémákat.
Diagnózis: Az elemzések alapján meghatározzuk a szervezet erősségeit, gyengeségeit, lehetőségeit és fenyegetéseit (SWOT).
Visszacsatolás: Az eredményeket visszajelezzük a szervezet vezetésének, és javaslatokat teszünk a fejlesztési irányokra.
Fejlesztési terv kidolgozása: A diagnózis alapján konkrét akciótervet készítünk a szükséges beavatkozásokra.
Milyen eszközöket és módszereket használunk a
szervezet feltérképezési folyamatában?
Kérdőívek és felmérések: Strukturált kérdések sorozata, amelyek segítségével széleskörű adatokat gyűjtünk a szervezet különböző területeiről. Ennek előnye a rövid idő alatt összegyűjtött adatmennyiség, a könnyű összehasonlíthatóság és elemzés. Alkalmazhatjuk munkavállalói elégedettség, szervezeti kultúra vagy vezetői stílus felmérésre.
Interjúk: Egyéni vagy csoportos beszélgetések, amelyek mélyebb betekintést nyújtanak a szervezet működésébe és problémáiba. Az interjú során egyénre szabott kérdéseket tehetünk fel, aminek segítségével részletesebb információk és személyes vélemények állnak majd a rendelkezésünkre. Alkalmazhatjuk vezetői interjúk, kulcsemberek véleményének megismerésére.
Megfigyelés: A szervezet működésének közvetlen megfigyelése a mindennapi tevékenységek során. Ennek előnye a valós időben szerzett információk, a munkahelyi környezet és interakciók közvetlen megfigyelése. Alkalmazhatjuk munkafolyamatok, csapatdinamika vagy munkahelyi környezet vizsgálatára.
Dokumentumelemzés: A szervezet belső dokumentumainak, jelentéseinek, szabályzatainak és egyéb írásos anyagainak áttekintése. Előnye a hivatalos és formális információk megszerzése, trendek és minták azonosítása. A dokumentumelemzést alkalmazhatjuk szervezeti struktúra, irányelvek, eljárások vagy teljesítményértékelési módszerek elemzésére.
SWOT analízis: A szervezet erősségeinek, gyengeségeinek, lehetőségeinek és fenyegetéseinek elemzése. Ennek az eszköznek a használatával átfogó képet kapunk a szervezet jelenlegi helyzetéről, és támogatni tudjuk a stratégiai tervezést. Alkalmazhatjuk stratégiai tervezés, döntéshozatal, fejlesztési irányok meghatározásánál.
Szociometriai mérések: A csoporton belüli kapcsolatok és interakciók elemzése, hogy megértsük a csoportdinamikát és a rejtett hálózatokat és konfliktusokat. Ennek előnye a csoporton belüli kapcsolatok és interakciók mélyebb megértése, rejtett vagy káros dinamika feltárása. Alkalmazhatjuk csapatdinamika, együttműködés, kommunikációs hálózatok vizsgálatára.
PCM személyiségtesztek: A Process Communication Model (PCM) személyiségtesztek segítségével megismerjük az egyének kommunikációs stílusát és preferenciáit, amivel javítani lehet a kommunikációt és az együttműködést, segíteni a konfliktusok kezelését. Kommunikációs tréningek, vezetőfejlesztés és csapatépítés során alkalmazhatjuk.
Munkakör és kompetencia-elemzés: A munkakörök és a szükséges kompetenciák részletes elemzése, hogy biztosítsuk a megfelelő munkaerő kiválasztását és fejlesztését. Ezzel az elemzéssel jobb munkaerő-kiválasztást érhetünk el, illetve célzott fejlesztési programokat indíthatunk. Alkalmazhatjuk munkaerő-felvétel, képzési- és fejlesztési programok kialakításánál.
Kockázatelemzés: A vállalati kockázatok azonosítása, értékelése és kezelése.
-
Brainstorming: Csapatmunka a potenciális kockázatok feltárására.
-
Checklistek: Előre meghatározott kockázati tényezők listájának átvizsgálása.
-
SWOT analízis: Erősségek, gyengeségek, lehetőségek és fenyegetések vizsgálata.
A kockázatelemzés előnye, hogy segít minimalizálni a kockázatokat és maximalizálni a lehetőségeket. Alkalmazhatjuk stratégiai tervezésnél, projektmenedzsmentnél és kockázatkezelésnél.
Benchmarking és legjobb gyakorlatok: Más hasonló szervezetek bevált gyakorlatai és teljesítményének összehasonlítása. A benchmarking segít azonosítani a szervezet számára releváns és hatékony módszereket és eszközöket.
Várható eredmények és hatások: A fejlesztési beavatkozások várható eredményeinek és hatásainak elemzése. A cél a szervezet számára legnagyobb hozzáadott értéket biztosító módszerek és eszközök kiválasztása.
Milyen eszközöket használunk a fejlesztési
folyamatban?
SMART célkitűzések: A SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) célok specifikus, mérhető, elérhető, releváns és időben behatárolt célok. A SMART célkitűzés biztosítja az egyértelmű célok kitűzését és elérését, mellyel növekvő produktivitást és hatékonyságot érhetünk el.
Balanced Scorecard (BSC): A Balanced Scorecard egy teljesítménymérési keretrendszer, amely pénzügyi, ügyfél, belső folyamatok és tanulás/fejlődés nézőpontokból értékel. A BSC átfogó képet nyújt a vállalat teljesítményéről és stratégiai céljairól, melynek eredménye a jobb teljesítménymérés és végrehajtás.
360 fokos értékelés: Több forrásból származó visszajelzéseken alapuló teljesítményértékelés átfogó képet ad a teljesítményről, segítve a fejlődési területek azonosítását. Eredmény a jobb teljesítményértékelés és szakmai fejlődés.
Projektmenedzsment szoftverek (pl. JIRA): Szoftverek, amelyek segítik a projektek tervezését és irányítását, növelhetik a cég/csapat átláthatóságát és javíthatják az együttműködést. Az eredmény hatékonyabb projektkezelés és jobb csapatmunka.
Agilis módszertan (pl. Scrum): Iteratív fejlesztési és projektmenedzsment megközelítés, amely gyors alkalmazkodást és folyamatos fejlesztést tesz lehetővé. Ennek alkalmazásával növelheti a rugalmasságot és gyorsítja a fejlesztési ciklusokat. Eredmény - rugalmasabb projektmenedzsment és magasabb ügyfél elégedettség.
Coaching: Személyre szabott fejlesztési folyamat, amely segíti az egyének és csapatok teljesítményének javítását. Alkalmazásával növeli az egyéni és csapat hatékonyságot, fejleszti a vezetői készségeket. Ezzel magasabb teljesítményt és jobb csapatdinamikát ér el.
Action learning: Valós problémákat dolgoznak fel és oldanak meg csoportban, miközben tanulnak és fejlődnek. Ez fejleszti a problémamegoldó képességet és az együttműködést, amivel gyorsabb problémamegoldás és jobb csapatmunka érhető el.
Csoportdinamikai tréning: A csoportdinamikai tréning célja a csoporton belüli interakciók és folyamatok megértése és javítása. Növeli a csapat kohézióját és hatékonyságát, javítja a kommunikációt és a konfliktuskezelést, aminek köszönhetően erősebb és hatékonyabb csapatok, jobb munkakapcsolatok jönnek létre.
Készségfejlesztő tréningek: Specifikus készségek fejlesztésére összpontosító képzések, mint például a vezetői készségek, kommunikáció vagy problémamegoldás. Alkalmazásával fejleszti a munkavállalók készségeit és növeli a hatékonyságot, aminek eredményeképpen képzettebb munkavállalók és növekvő teljesítmény érhető el.
Folyamatos értékelés és visszacsatolás: A fejlesztési folyamat során rendszeres értékelés és visszajelzés. Az értékelések alapján szükség esetén módosítják a módszereket és időtartamot a kívánt eredmények elérése érdekében.
Milyen kérdéseket érdemes átgondolnod mielőtt
szervezetfejlesztésbe kezdenél?
Milyen hosszú távú célokat tűzött ki a vállalat a szervezetfejlesztés terén?
Mik az elsődleges prioritások az elkövetkező 3-5 évben?
Milyen konkrét eredményeket vársz a szervezetfejlesztési projekt végén?
Hogyan méred majd a sikerességet?
Milyen főbb kihívásokkal néz szembe jelenleg a vállalat?
-
Ezek közül melyek kapcsolódnak közvetlenül a szervezetfejlesztéshez?
Ezek közül melyek kapcsolódnak közvetlenül a szervezetfejlesztéshez?
Milyen szervezeti folyamatok vagy struktúrák okozzák a legnagyobb nehézségeket?
Hogyan írnád le a jelenlegi szervezeti kultúrát?
Milyen értékek és normák jellemzik a cégedet?
Milyen típusú vezetési stílus jellemző a vállalatodnál?
Milyen szempontok alapján történik a vezetők kiválasztása?
Milyen eszközöket és módszereket használsz a belső kommunikáció és együttműködés támogatására?
-
Milyen kihívásokkal szembesülsz ezen a területen?
Milyen mértékben vonod be az alkalmazottakat a döntéshozatali folyamatokba?
-
Milyen változásokat szeretnél bevezetni ezen a területen?
Hogyan méred a munkavállalói elégedettséget és elkötelezettséget?
-
Milyen eredményeket mutatnak ezek a felmérések?
Mely megfogalmazások jellemzik leginkább a céged szervezeti kultúráját? Mi lenne a kitűzött cél?
a) A hangsúly a belső fókuszon és a rugalmasságon van, a szervezet családias és együttműködő.
b) Az innováció és a kreativitás dominál, a szervezet gyorsan alkalmazkodik a változásokhoz.
c) A külső fókusz és a stabilitás jellemzi, a versenyképesség és a célok elérése a fő cél.
d) A stabilitás és a kontroll a fő értékek, a szervezet formalizált és strukturált.
Mely megfogalmazások jellemzik leginkább a céged szervezeti fejlettséget? Mi lenne a kitűzött cél?
a) A folyamatok ad-hoc módon zajlanak, dokumentálás és szabványosítás nélkül. Az eredmények kiszámíthatatlanok.
b) Az alapvető folyamatok ismétlődőek, de nem teljesen szabványosítottak. A projektek kezelhetők és irányíthatók.
c) A folyamatok szabványosítottak és dokumentáltak, és mindenki követi őket.
d) A folyamatok mérhetőek és statisztikailag kontrollálhatóak.
e) A szervezet folyamatosan javítja és optimalizálja a folyamatait.